Automatisierung des Mitarbeiter – Entsendungsprozesses

RPA use-case

Der Verwaltungsprozess bei Entsendungen von Arbeitnehmern innerhalb der Europäischen Union kann sehr aufwendig sein und muss von vielen Unternehmen noch immer manuell durchgeführt werden. RPA bietet eine einfache Möglichkeit diesen bürokratischen Prozess zu umgehen, welches zu großen Kosten- und Zeiteinsparungen führt.


Automation of the employee posting process - A1 certificate

Ausgangssituation

  • Ein Arbeitnehmer wird für einen begrenzten Zeitraum in ein anderes EU-Land entsandt, um vor Ort eine bestimmte Dienstleistung zu erbringen.
  • Nach EU-Recht sollten „Sozialdumping“ sowie die Rechte und Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer geschützt werden. Eine Registrierung ist daher zwingend erforderlich.
  • Jedes Land kann eigene Vorschriften und Prüfungen für die Registrierung vornehmen. Ein Beispiel hierfür wäre die Festlegung einer Mindestdauer für die obligatorische Registrierung.
  • Bevor Mitarbeiter in andere EU-Länder entsandt werden, muss bei der jeweiligen Krankenkasse eine A1-Bescheinigung als Nachweis für gezahlte Sozialversicherungsbeiträge eingeholt werden.
  • Für den jeweiligen länderspezifischen Mindestaufenthalt gilt weiterhin eine Registrierungspflicht auf der Länderwebsite. Die Dateneingabe hierfür erfolgt ebenfalls manuell.

Lösung

  • Der entsandte Mitarbeiter löst den Prozess durch die Eingabe relevanter Daten aus.
  • Danach extrahiert ein Bot Daten aus einem zentralen HRIS und importiert sie automatisch in die entsprechenden Formulare. (Antrag auf eine A1-Zertifizierung & Länderregistrierung).
  • Für jedes Land wird ein eigener Workflow entwickelt.

Zielergebnis

  • Die manuellen Eingaben beschränken sich auf die Identifikation des Mitarbeiters, das Zielland, den Zeitraum und das entsprechende Projekt der Buchung.
  • Diese Stammdaten werden über eine Eingabemaske eingegeben. Optional kann auch eine mobile Web-Applikation implementiert werden.
  • Alle anderen Pflichtfelder werden automatisch ausgefüllt und die Bewerbung verschickt.
  • Die Prozessdurchlaufzeit wird bis zu 90% reduziert.
  • eine FTE-Einsparung von 0,5 erreicht, welches zudem zusätzliche Ressourcen freisetzt.

Der administrative Prozess, welcher durch RPA automatisiert wird, ist in Anlage 1 dargesetellt:

Employee Posting Process EU - sending directive

  1. Für die Entsendung von Mitarbeitern muss auf der jeweiligen Länderwebsite ein Entsendeformular ausgefüllt und ein A1-Zertifikat angefordert werden.
  2. Der RPA-Bot extrahiert Mitarbeiter- und Projektdaten aus dem HRIS/CRM und importiert sie dann in das Online-Formular.
  3. Für jedes länderspezifische Formular wird ein eigener Workflow entwickelt, der die Besonderheiten der Formulare berücksichtigt, während das A1-Zertifikat parallel angefordert werden kann.

Im Allgemeinen kann der RPA-Bot die Sicherheitsüberprüfung (falls erforderlich) selbständig lösen, um den HR-Mitarbeitern weitere Arbeit zu ersparen. Nach der Generierung jedes Formulars werden das A1-Zertifikat und das Länderformular zu Dokumentationszwecken als PDF abgelegt.

Nach der Implementierung des Projekts sollten Unternehmen einen schnellen Return on Investment beachten, welcher sich in Einsparungen von Vollzeitäquivalenten und Prozessdurchlaufzeiten widerspiegelt.

Die prognostizierten Statistiken für die Zeit nach der RPA-Implementierung sind in Anlage 2 dargestellt, einschließlich grundlegender Key-Facts zu den beschriebenen RPA-Projekten:

Project Performance Dashboard of EU Employee Posting Process Automation

Wo bisher eine manuelle Einpflegung der Daten für die Mitarbeiterzuordnungen erforderlich war, tritt eine einfachere Registrierung mit zentraler Datenhaltung. Hierdurch wird die Personalabteilungen durch die automatisierte Registrierungsabwicklung entlastet.

Projekte zur Automatisierung der Mitarbeiterentsendung können folgende Schritte beinhalten:

  • Definition der Kontrollmatrix (einschließlich Länderspezifika), wann und in welchem Land zu melden ist.
  • Entwicklung einer Web-App zur Erfassung von Transaktionsdaten (auf Wunsch auch also Mobile-Lösung)
  • Implementierung des RPA-Bots zur automatischen Datenübernahme für die identifizierten Einreichungsformulare, sowie des A1-Zertifikats.

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