ANWENDUNGSFALL FÜR RPA & OCR

Automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Kunde: Deutscher Hersteller von elektrischen Antriebssystemen und Ventilgetrieben
Branche: Fertigungsindustrie
Abteilung: Einkauf, Lieferantenmanagement
System: ERP, UiPath
Tool: RPA, UiPath Document Understanding (OCR)

Automatic Processing of Order Confirmations

Wir nutzen UiPath RPA und Document Understanding (OCR), um unserem Kunden zu helfen, die Herausforderungen im Lieferantenmanagement zu lösen. Es wurden zwei Bots implementiert, um eine hohe Genauigkeit und schnelle automatische Verarbeitung der Auftragsbestätigung zu erreichen. Unser Kunde befreite nicht nur seine Mitarbeiter von wiederkehrenden manuellen Dateneingaben, sondern erzielte auch eine erhebliche Zeitersparnis.

WIE SAH DIE BISHERIGE SITUATION AUS?

Bei diesem deutschen Hersteller von elektrischen Stellantrieben und Armaturengetrieben erhalten die zuständigen Mitarbeitenden aus dem Einkauf und Lieferantenmanagement 50.000 Auftragsbestätigungen von über 800 verschiedenen Lieferanten. Die zuständigen Mitarbeitenden mussten das gesendete Dokument lesen, bearbeiten und die Bestelldaten (z. B. Datum, Positionen, Betragt) im ERP-System manuell validieren.

Angesichts der großen Anzahl von Lieferanten und Bestellungen und der manuellen und sich wiederholenden Ausführung des Prozesses war der Zeitaufwand enorm.

Der wiederkehrende Prozess bietet eine gute Möglichkeit zur Automatisierung. Jedoch ist es für die Lieferanten schwierig diese Prozesse zu standardisieren, da jeder Lieferant seinen eigenen Ansprechpartner hat, der die Kundendaten verwaltet und sich bei fehlenden Informationen an ihn wendet. Wir müssen zunächst den Prozess standardisieren und dann den Roboter mit Intelligenz ausstatten.

UNSERE LÖSUNG FÜR DIESEN KUNDEN

Wir haben zunächst den Prozess der Auftragsbestätigung optimiert und dann mit UiPath Document Understanding als OCR-Tool zum Lesen der eingegangenen Dokumente sowie mit zwei Robotern zur Verarbeitung der Dateien automatisiert. Durch die Automatisierung sind die Lieferanten gezwungen, sich unabhängig von ihrem persönlichen Ansprechpartner an den standardisierten Prozess zu halten und alle notwendigen Informationen zu liefern. Mit dieser Lösung sind sie nun in der Lage, 2,3 FTEs und somit 520 Arbeitstage pro Jahr einzusparen.

Erfahren Sie wie es funktioniert & Lesen Sie unten weitere wichtige Ergebnisse

Die wichtigsten Ergebnisse

bis zu 95%

GENAUIGKEIT

15%

SCHNELLER

MONATE ROI

TAGE/JAHR EINGESPART

FTE EINGESPAART

BOTS EINGESETZT

Ergebnisse durch die Automatisierung des Auftragsbestätigungsprozesses mit RPA und OCR:

Die Mitarbeiter müssen die Daten nicht mehr manuell lesen und in das ERP-System eingeben
Durch den Wegfall der stundenlangen manuellen Dokumentation wird die Fehlerquote reduziert
Innerhalb von 3 Monaten hatte unser Kunde bereits seinen Return on Investment
Das Automatisierungsprojekt gewährleistet die Skalierbarkeit und ermöglichte den Prozess zu standardisieren/optimieren
Die schnellere Bearbeitungszeit ermöglicht es unserem Kunden, mehr Aufträge zu bearbeiten und gleichzeitig wertvolle Zeit der Mitarbeitenden einzusparen, damit diese sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können

Anwendungsbeispiel

Der Prozess beginnt damit, dass über 800 verschiedene Lieferanten die Auftragsbestätigungs-E-Mails an den zuständigen Mitarbeitenden senden, welcher diese sichtet und validiert…

Visualisierte Prozessübersicht: Wir haben den Prozess der Auftragsbestätigung standardisiert und automatisiert.

Kontaktieren Sie uns für Projektdetails

UiPath Document Understanding - OCR

Sobald eine Auftragsbestätigung eingegangen ist, liest UiPath Document Understanding (OCR) das Dokument und extrahiert die Daten. Der UiPath-Roboter validiert dann die extrahierten Daten im ERP-System. Durch den Ersatz des manuellen Lesens und der Dateneingabe spart er enorm viel Zeit. Lesen Sie einen Artikel darüber, was OCR in der Automatisierung leistet.

Human-in-the-loop

Wenn die von der OCR extrahierten Daten nicht korrekt gelesen werden, werden sie automatisch an die interne zuständige Person gesendet. Diese hat die Möglichkeit, die extrahierten Daten zu korrigieren, bevor sie im System verarbeitet werden und zum nächsten Schritt übergehen. Was bedeutet Human-in-the-loop in Automatisierungsprojekten?

Integriert in das ERP-System

Der UiPath-Roboter arbeitet im ERP-System einwandfrei. Nach der Datenvalidierung bearbeitet er die Lieferdaten entsprechend der Auftragsbestätigung, archiviert alle relevanten Dokumente und aktualisiert schließlich automatisch den Status.

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