Project Description

ANWENDUNGSFALL DER KÜNSTLICHEN INTELLIGENZ

KI-Unterstützte Verarbeitung von Mietverträgen

  • Branche: Immobilien

  • Abteilung: Alle Verträge

  • System: SAP, UiPath

  • Technologie: RPA, KI

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KI-Automatisierte Zustimmungserklärung zu Mieterhöhung

Wie sah die bisherige Situation aus?

In der Immobilienbranche werden mit die meisten Verträge abgeschlossen. Sei es ein neuer Vertrag oder die Anpassung eines Mietvertrages (z.B. Mieterhöhung). In unserem Anwendungsfall werden monatlich tausende von Verträgen erstellt, jedes Jahr werden 50000 Verträge an Mieter gesendet.

Jeder Mitarbeiter extrahiert manuell Daten aus händisch ausgefüllten Vertragsdokumenten in verschiedenen Formaten, prüft ob es Kommentare oder Notizen gibt und ob die erforderlichen Inhalte und Unterschriften an der richtigen Stelle sind. Anschließend tippen sie diese in eine Excel-Liste und laden sie in SAP hoch.
Mehrere Mitarbeiter sind täglich mit der fragmentierten Dokumentenbearbeitung beschäftigt.

Darüber hinaus wurden große Mengen an Exceldateien verwendet, um den Erledigungsstatus zu dokumentieren und den Nachbearbeitungsbedarf zu verfolgen. Dieser hochgradig manuelle, sich wiederholende und zeitaufwändige Prozess ist nicht nur fehleranfällig, sondern blockiert auch die begrenzten personellen Ressourcen für die Erledigung anderer Aufgaben.

Unsere Lösung für diesen Kunden

Wir haben einen Unattended UiPath-Roboter implementiert, der beim Sortieren, Aufteilen, Filtern und Lesen der Vertragsdokumente und Anhänge hilft, um Zeit zu sparen. Da der Vertrag in der Regel handschriftlich ausgefüllt wird, in verschiedenen Formaten vorliegt und voller „Abers“ und „Kommentare“ ist, die berücksichtigt werden müssen, nutzen wir eine integrierte KI, um diese Herausforderung zu lösen. Unser KI-Modell erkennt nicht nur Unterschriften und handschriftliche Kommentare, sondern kann diese auch von einander unterscheiden – das ist insbesondere bei Kommentaren auf dem vorgegebenen Unterschriftenfeld relevant.

Im Anschluss können die Mitarbeiter im UiPath Action Center die von dem KI-Modell ausgesteuerten Ausnahmen überprüfen, korrigieren und bearbeiten. Abschließend übernimmt der Roboter das Exportieren der Ergebnisse in SAP in das Vertragsmanagementmodul.

Anwendungsbeispiel

Der Prozess beginnt mit der Erstellung und Unterzeichnung eines Vertrags

Prozess vor der Automatisierung (vereinfachte Darstellung)
KI-Automatisierte Zustimmungserklärung zu Mieterhöhung​- Prozess nach der Automatisierung (vereinfachte Darstellung)​
Dokumentenverarbeitung

Der UiPath Roboter importiert, sortiert, teilt und filtert die gescannten PDF-Dokumente (mehrere Verträge in einem Dokument) in einzelne Vorgänge auf. Ein Vertrag ist ein Vorgang, welcher einzeln von dem KI-Modell ausgelesen, vom Mitarbeiter validiert und vom Roboter in SAP abgeschlossen wird.

Unattended Roboter - mit integrierter KI

Ein mit Python erstelltes KI-Modell, welches in den Unattended UiPath-Roboter integriert ist, liest das Dokument und erkennt alle Unterschriften und handschriftlichen Kommentare (die Abers) und hinterlegt dann den Nachbearbeitungsbedarf im UiPath Action Center zur Validierung. Das KI-Modell arbeitet mit einer sogenannten „Confidence rate“. Diese beschreibt: Wie sicher ist sich das KI-Modell, dass die Informationen die es erkannt hat richtig sind – basierend auf historischen Daten und Ergebnissen. Bei Vorgängen bzw. Vertragsdaten, bei welchem das KI-Modell sehr sicher ist, wird der Vertrag automatisch in SAP abgeschlossen, ohne menschliche Validierung.

Action Center: Human-in-the-Loop

Nachbearbeitungsbedarfe – zum Beispiel bei Kommentaren auf einem Unterschriftenfeld – werden in das Action Center als Aufgabe angelegt und einem Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. Im Action Center selbst werden die von dem KI-Modell identifizierten Inhalte aus dem Vertrag dem Mitarbeiter angezeigt. Der Mitarbeiter muss somit nicht alle vorhanden Informationen nochmals eintragen, sondern nur ggf. bestehende verändern und fehlende ergänzen. Basierend auf den Änderungen bzw. Ergänzungen des Mitarbeiters kann der Roboter den jeweiligen Vorgang abschließen. Aus dem Action Center können weitere Prozesse initiiert werden (zum Beispiel versenden von E-Mails falls ein Vorgang aufgrund von fehlenden Vertragsinhalten nicht abgeschlossen werden kann).

SAP-Integration

Der Roboter exportiert das Ergebnis automatisch und trägt es in das SAP Vertragsmanagementmodul ein.

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Key Result Highlights

Durch die Kombination von KI zum Auslesen von Verträgen, dem UiPath Action Center zur Validierung von den Ergebnissen der KI und dem UiPath Unattended Robot zum Trennen von Dokumenten und eingeben der Daten in SAP konnten wir folgende Verbesserungen generieren:

  • Die Mitarbeiter müssen keine Dokumente mehr händisch auslesen und die Daten in SAP eintippen
  • Das Erfassen und Nachverfolgen erfolgt völlig digital und in den Workflow integriert. Das händische pflegen einer Excel-Liste entfällt vollkommen
  • Die Mitarbeiter sind dadurch deutlich entlastet und können wichtigere Aufgaben wahrnehmen
  • Die Fehlerrate hat sich deutlich reduziert, da durch die zusätzliche Komponente der KI eine automatisierte Vorqualifizierung der Daten implementiert wurde
-93,6%

Durchlaufzeit

-93,6%

FTE

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PP Präzision

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Monate ROI

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BOT Eingesetzt

0

Wochen Dauer

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