BCH Process Mining use case

Process Mining für den Purchase-to-Pay Prozess @ Hawe Hydraulik

Kunde: HAWE Hydraulik
Department: Einkauf und Finanzen
Prozess: Purchase-to-Pay / Accounts Payable
Industrie: Hydraulik
Mitarbeiter: > 2.500
Systeme: SAP, SAP-native Ergänzung, Celonis

Hawe Process Mining für den Purchase to Pay Prozess Case Study

Georgios Charames Head of Process Mining bei BCH

„Mit Process Mining helfen wir unseren Kunden schnell und kosteneffizient Ihre Prozesse transparent darzustellen und Potentiale aufzudecken.”

– Georgios Charames
Head of Process Mining bei Business Consulting House

Portrait: HAWE Hydraulik

Business Performance Management

HAWE Hydraulik ist ein mittelgroßes, international tätiges Familienunternehmen mit Sitz in München. Über 2.500 Mitarbeiter arbeiten in 19 Tochtergesellschaften in Europa, Nordamerika und Asien. Diese bilden ein weltweites Vertriebs-, Service- und Engineering-Netzwerk. Die Produktionswerke in Deutschland beliefern Kunden rund um den Globus. Eine hohe Wertschöpfungstiefe, effiziente Prozesse und konsequentes Qualitätsdenken sichern die Zuverlässigkeit, Robustheit und Lebensdauer der Produkte. HAWE Hydraulik hat den Ehrgeiz, über 70 Jahre Erfahrung in der Hydraulik mit der Integration neuer Technologien zu kombinieren und somit innovative Lösungen für Kunden der Märkte Energie, Infrastruktur, Produktion und Ernährung / Natur zur Verfügung zu stellen – „Solutions for a World under Pressure“!

Das Business Performance Management ist ein Teilbereich der Abteilung Finance & Controlling und beschäftigt sich, neben Controlling Aktivitäten, auch mit den Prozessen Accounts Payable und Accounts Receivable, sowie deren Steuerung und Überwachung. Das Team besteht aus insgesamt 13 Mitarbeitern und betreut die HAWE Hydraulik SE und deren Tochtergesellschaft HAWE Micro Fluid GmbH. Das Einkaufsteam der HAWE SE und HAWE Micro Fluid GmbH besteht aus insgesamt 41 Mitarbeitern.

Organisatorische Rahmenbedingungen

Zu Projektstart stand die Neustrukturierung & Realisierung der HAWE Hydraulik SE Digitalisierungsroadmap für den CFO Vorstandsbereich im Fokus. Hierbei entstand die Hypothese, dass im P2P Prozess noch viel Potenzial verborgen ist. Sowohl in der Beschaffung / Einkauf als auch im Rechnungsprozess. Um ein noch klareres Bild vom End-to-End Prozess zu erhalten, wurden im ersten Schritt Prozessanalysen auf Basis von gemeinsamen Workshops mit dem Einkauf und dem Accounting durchgeführt. Die Ergebnisse führten zu potenziellen Hebeln, die mit einer quantitativen Analyse mittels Process Mining verifiziert werden sollten.

Für die Rechnungsabwicklung nutzt HAWE Hydraulik SAP sowie ein Add-On Workflow von Henrichsen für die Rechnungsabwicklung.

Das Projekt

Zur Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und der quantitativen Beurteilung des aktuellen P2P-Prozesses, wurde mit Process Mining (Tool: Celonis) der aktuelle IST-Prozess inklusive Accounts Payable analysiert. Dazu sollten Dashboards ausgearbeitet werden, die die wesentlichen Fragen zu Skontoquote, Maverick-Buying, Durchlaufzeiten und dem Automatisierungspotenzial beantworten.

Zielbild

Auf Basis der Ergebnisse des Projekts soll eine P2P Roadmap für die nächsten 2-3 Jahre für den Einkauf und dem Accounting ausgearbeitet werden. Die Maßnahmen basieren auf den Hebeln, sowie den IST-Daten, die die Analysen in Celonis ergeben und den Zielwerten, die mit den Prozessverantwortlichen vereinbart wurden. Dadurch soll eine zielorientierte Bearbeitung und Optimierung an den wesentlichen Stellen des Prozesses erfolgen. Eine Prozessverbesserung durch die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen soll im Anschluss erneut mittels Process Mining zu späterem Zeitpunkt überprüft werden.

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Warum Process Mining

In der Praxis passiert es häufig, dass aufgrund von äußeren Einflüssen, Sonderfällen, Fehlern oder auch Qualifikationsdefiziten, Abweichungen vom Standardprozess auftreten und sich nach einer Weile fest etablieren, ohne dass deren Auftreten sofort erkannt und abgestellt werden kann. Durch Process Mining sollten genau diese Abweichungen identifiziert und deren Folgen für Qualität, Kosten und Durchlaufzeiten benannt werden, damit das Team geeignete Maßnahmen ableiten kann. Process Mining erlaubt nicht nur die Analyse des Ergebnisses in Form klassischer KPIs, sondern bereits auf Basis des Prozesses, der zu diesem Ergebnis geführt hat.

Technische Rahmenbedingungen und Implementierung

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Systeme

HAWE Hydraulik setzt unternehmensweit SAP ein, hat jedoch den Accounts Payable Workflow mit einer SAP-nativen Erweiterung ergänzt. Obwohl die Informationen der einzelnen Cases auch in den Standard-SAP-Tabellen abgebildet wurden, war der eigentlich im Unternehmen gelebte Workflow in der Systemerweiterung abgebildet.

Herausforderungen

Für die Synchronisation des rekonstruierten Prozesses und der auf Analyse-Dashboards dargestellten Insights, war es wichtig sicherzustellen, dass ein einheitlicher Case Key gebildet werden konnte. Da im Zusatzsystem Spalten mit SAP-ähnlichen Inhalten unterchiedlich benannt waren, musste eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter des Zusatzsystems angestrebt werden. Der im Zusatzsystem definierte OBJECTKEY setzte sich aus Spalten der SAP Tabellen zusammen, unterschied jedoch in dessen Zusammensetzung zwischen zwei verschiedenen Belegarten. Hier wurden die genauen Kriterien mit dem Anbieter aufgenommen und, mit Hilfe einer Fallunterscheidung basierend auf den Belegtyp, eine neue Spalte für die SAP Tabellen definiert. Die Einträge in dieser Spalte beinhalteten nun ebenfalls die OBJECTKEYs aus dem Zusatzsystem.

Umsetzung

Für die Vorbereitung der technischen Implementierung konnte ein ABAP-Skript zur Extraktion von CSV Dateien aus dem SAP Quellsystem genutzt werden. Insgesamt wurden knapp 90 Tabellen extrahiert, inklusive der Tabellen des Zusatzsystems. Die CSV Tabellen konnten unkompliziert in Celonis hochgeladen und automatisch in ein Parquet-Format konvertiert werden. Das ermöglicht direkten Zugriff mittels SQL.

Durch die Bildung einer einheitlichen Case ID, welche die einzelnen Belege durch den Prozess verfolgen sollte, konnten SAP Tabellen mit den Workflowtabellen des Zusatzsystems verknüpft werden. Dadurch konnte der Process Mining-typische Prozess aus dem Zusatzsystem rekonstruiert werden und für die Analysen und Prozess-Insights konnte auf die zentralen SAP Tabellen zugegriffen werden.

Ergebnisse & Nutzen

Identifikation von Optimierungen

Das Projekt zeigte, dass die HAWE Hydraulik SE in den letzten Jahren mit Automatisierungsprojekten im Einkauf und der Einführung eines Rechnungsworkflows im Accounting bereits an den richtigen Stellschrauben gedreht hat und gab dem Projektteam noch weitere Impulse und Ideen für Optimierungen im bestehenden Prozess.

Potentialanalyse

Es kam heraus, dass es bei der Skontoquote noch Potenzial gab, das durch eine aktive Steuerung des Zahlungsprozesses weiter gehoben werden konnte. Process Mining lieferte die nötige Transparenz, um effizient und effektiv an Lösungen zu arbeiten, die die HAWE Hydraulik SE dem Ziel einer 95% Ausschöpfung des Skontopotenzials noch näher gebracht hat.

Quantifizierung

Außerdem konnten mit Hilfe der Durchlaufzeiten die wesentlichen Bottlenecks identifiziert und sogar beziffert werden, wie viel diese Prozessineffizienzen (z.B. aufgrund von Unstimmigkeiten in den Stammdaten) das Unternehmen kosten.

Schlussfolgerung

Die Ergebnisse waren für die Diskussion auf Management Ebene und für erste Indikatoren einer genaueren Analyse wertvoll. Außerdem führte es dazu, dass wir bereits einige gute und zielführende Diskussionen mit allen Prozessbeteiligten auf Basis der vorgehenden Analyse führen konnten. Die P2P Roadmap konnte zielgerichtet aufgebaut werden, inklusive IST- und Ziel-Werten und HAWE Hydraulik ist damit einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung gegangen.

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