Prozessautomatisierung in der Cloud mit Microsoft Power Automate: Anwendungen und Vorteile

Mit Microsoft Power Automate erstellen Sie anwendungsübergreifende Workflows und Tasks, um Arbeitsprozesse ohne zusätzliche Entwickler zu automatisieren. Alle Möglichkeiten und Vorteile der Automatisierungssoftware für die Cloud erklären wir in diesem Artikel.

Prozesse automatisieren mit Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flows) ist eine Suite aus verschiedenen Werkzeugen, um unterschiedliche Anforderungen an die Prozessautomatisierung innerhalb eines Unternehmens umfassend abzudecken – von einfachen Standardprozessen bis zu den komplexen abteilungsübergreifenden Abläufen.

Digital Process Automation – DPA (Digitale Prozessautomatisierung)

Ein Herzstück von Microsoft Power Automate ist die Digital Process Automation (DPA). Das Tool stellt sowohl Vorlagen als auch Schnittstellen zu Hunderten gängigen Business-Anwendungen zur Verfügung, um sie miteinander zu verzahnen und den Prozess zu automatisieren.

Robotic Process Automation – RPA (Robotergestützte Prozessautomatisierung)

Während die digitale Prozessautomatisierung die Automatisierung von Prozessen auf einer Ebene erlaubt, geht Robotic Process Automation (RPA) einen Schritt weiter. Durch den Einsatz von KI-Technologien lassen sich durch RPA (Robotic Process Automation) Prozesse mit mehreren Ebenen vom Unternehmen bis zum Endkunden automatisieren.

Process Advisor

Der Process Advisor hilft Ihnen, interne Prozesse besser zu verstehen. Dazu bietet der Process Advisor Process-Mining-Tools, mit denen Sie die faktisch ablaufende Prozesse innerhalb der Organisation identifizieren und visualisieren können. Auch Desktop Aktionen von Nutzern lassen sich mit dem Process Advisor Tool abbilden.

AI Builder

Mit Microsoft Power Automate können Sie auch Anwendungen aus der Intelligent Process Automation – IPA (intelligenten Prozessautomatisierung) realisieren. Dafür stellt Microsoft mit dem AI Builder ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, dass es über eine grafische Oberfläche auch Nicht-Entwicklern ermöglicht, intelligente Programme zu erstellen, die Texte verstehen und/oder erzeugen, Objekte in Bildern erkennen und Daten auswerten können. Die verwendete Machine-Learning-Technologie schafft so die Basis für Automatisierungsroutinen, die mit zunehmender Nutzung von selbst immer besser werden.

Microsoft Power Automate: Alle Vorteile im Überblick

Als eines der größten IT-Unternehmen der Welt ist Microsoft mittlerweile ein führender Player im Bereich der Business Software. Mit Power Automate bietet das Unternehmen seinen Kunden eine Reihe von Vorteilen in der Umsetzung der Digitalisierung im eigenen Unternehmen an:

  • Mehr Produktivität: Der Einsatz von Microsoft Power befreit Mitarbeiter in allen Abteilungen von Standardaufgaben, die Kerntätigkeiten unterbrechen und ermöglichen so mehr Produktivität im Arbeitsalltag.
  • Effizienz bei Standardaufgaben: Standardaufgaben benötigen Standardlösungen. Mit einer Prozessautomatisierung auf Basis von Microsoft Power Automate lassen sich viele Standardaufgaben einfach automatisieren.
  • Einheitliche Prozesse: Verschiedene Arbeitsweisen in unterschiedlichen Abteilungen führen im Verlauf zu Problemen bei der Kommunikation und dem Datenaustausch. Mit der Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen schaffen Sie eine abteilungsübergreifend einheitliche Struktur, die den Raum für spätere Optimierungen öffnet.
  • Cloud-basierte Infrastruktur: Weil Microsoft Power Automate in der Cloud läuft, ist keine Wartung im Unternehmen und keine zusätzliche Infrastruktur notwendig.
  • Weniger Fehler: Viele Prozesse sind fehleranfällig, wenn Sie durch Menschen abgewickelt werden. Maschinen machen – bei richtiger Programmierung – keine Fehler.
  • Intuitive Bedienung: Microsoft Power Automate verfügt durchgängig über eine grafische Benutzeroberfläche, über die alle Funktionen der Suite zugänglich sind. Zusätzliche Entwickler – oder eigene Kenntnisse – sind nicht notwendig. Stattdessen steuert sich die Software größtenteils wie eine normale Business Software, die den Mitarbeitern bereits aus dem Arbeitsalltag bekannt ist.
  • Vorlagen für schnellen Einstieg: Die Erstellung eines Workflows mit Microsoft Power Automate beginnt typischerweise mit der Auswahl aus einer der vielen Vorlagen, die die Cloud-Software Anwendern zur Verfügung stellt. Vorlagen beinhalten die Struktur eines Vorgangs, den Sie dann auf den spezifischen Prozess im Unternehmen anpassen können. So können auch ungeübte Mitarbeiter sofort erste positive Erfahrungen machen und den Mehrwert von Prozessautomatisierung selbst kennenlernen.
  • Mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Wissensarbeiter verbringen einen wesentlichen Teil Ihrer Arbeitszeit mit der Arbeit an Standardaufgaben, die weder besonders anspruchsvoll noch erfüllend sind. Durch die Automatisierung mit der Hilfe von digitaler und robotergestützter Prozessautomatisierung lässt sich ein Teil dieser Arbeitsbelastung aufheben und so einen Beitrag zu glücklicheren Mitarbeitern in der Zukunft leisten.
  • Zufriedenere Kunden: Auch die Kunden können von Prozessautomatisierung profitieren – zum Beispiel durch kürzere Bearbeitungszeiten im Kundendienst oder eine bessere Betreuung im Vertrieb.

Einsatzbereiche von Microsoft Power Automate

Die Möglichkeiten für den Einsatz der Prozessautomatisierung-Lösung von Microsoft sind nur durch die Infrastruktur und die Ressourcen der Organisation begrenzt. Welche Anwendungsfälle einen positiven Return on Investment bieten, ist zudem vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Nachfolgend sind drei häufige Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung mit Microsoft Power Automate aufgelistet:

Erstkontakt in der Kundenbetreuung

In der Kundenbetreuung vieler Unternehmen nimmt der Erstkontakt mit Kunden viele Ressourcen ein – insbesondere dann, wenn kein einheitliches Verfahren für die Kontaktaufnahme besteht. Mit Microsoft Power Automate können Unternehmen zum Beispiel einen Chatbot entwickeln, der Anfragen von Kunden erkennt, wenn möglich bearbeitet oder an die entsprechenden Kundenbetreuer weiterleitet.

Automatische Benachrichtigungen

In stressigen Situationen des Arbeitsalltags gehen Tasks manchmal unter. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter wichtige Aufgaben nicht vergessen, können Sie mit Microsoft Power Automate und einer einfachen Vorlage eine automatische Erinnerung erstellen, die Ihnen jeden Tag an Ihr Outlook-E-Mail-Konto gesendet wird. Dank zahlreicher vorhandener Schnittstellen sind solche Automatisierungen auch mit Mailkonten von anderen Providern möglich.

Buchhaltung / Rechnungseingang

Ein- und ausgehende Rechnungen müssen sowohl von der Buchhaltung bearbeitet als auch für die gesetzliche vorgeschriebene Archivierung aufbereitet werden. Mit einer Vorlage in Microsoft Power Automate können Sie mit wenigen Klicks eine automatische Routine einrichten, die eingehende E-Mail-Anhänge auf das Schlüsselwort “Rechnung” überprüft und die Dateien dann automatisch an einen bestimmten Ort verschiebt oder an die verantwortliche Person versendet.

Automatisierung der Antragsbearbeitung

Mit Microsoft Power Automate lassen sich auch komplexe Workflows realisieren – zum Beispiel, wenn Kundeneingaben in den Prozess involviert sind. Mit den Tools für die robotergestützte Prozessautomatisierung können Nutzer jeden Schritt des Prozesses digital innerhalb des Tools abbilden und so automatisieren. Vorher nutzen Sie das integrierte Tool für das Process Mining, um sich ein genaues Bild von dem Prozess und seinem realen Ablauf im Unternehmen zu machen.

Fazit: Prozessautomatisierung mit Microsoft Power Automate – für wen lohnt sich das?

Mit Power Automate bietet Microsoft kleinen, mittleren und großen Organisationen einen mächtigen Werkzeugkasten für den Einstieg in die Prozessautomatisierung. Mit einem umfassenden Tool Set deckt die Suite sowohl lineare Prozesse als auch komplexe Ende-zu-Ende-Prozesse ab. Die gesamte Funktionalität ist dabei in eine intuitive Oberfläche gebracht, die den Einstieg auch für IT-Laien möglich macht. Ohne eine Programmiersprache zu beherrschen lernen Mitarbeiter, Prozesse mit den Tools zu automatisieren und Ihren Arbeitsalltag so zu verbessern.

Microsoft Power Automate lohnt sich damit für all jene Unternehmen, die tiefer in die Prozessautomatisierung einsteigen möchten, denen bisher aber die Ressourcen oder die Infrastruktur fehlten. Dank der Cloud-basierten-Lösung von Microsoft können auch kleine Unternehmen in Zukunft ganze Workflows automatisieren und interne Systeme vernetzen.

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