RPA: Welche Prozesse eignen sich am besten?

Der globale Markt für Prozessautomatisierung wächst 40 % im Jahr – so die Schätzung der Unternehmensberatung Deloitte. Robotic Process Automation wird immer wichtiger. Viele Entscheider sind sich unsicher, welche Prozesse am besten für den Einsatz von Automatisierungstechnologien geeignet sind. Lernen Sie, in welchen Abteilungen und für welche Aufgaben Prozessautomatisierung am sinnvollsten ist.


RPA: Grundsätzliche Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung

Nicht jeder Prozess ist automatisierbar. Folgende Voraussetzung muss jeder Prozess, den Sie automatisieren wollen, erfüllen:

1. Repetitiv

Nur manuelle und wiederholbare Prozesse sind automatisierbar.

2. Regelbasiert

Ohne eine gewisse Struktur, die den Prozess organisiert, ist eine Automatisierung kaum möglich. Denn eine RPA-Software geht selbst nach vordefinierten Regeln vor, um den Prozess zu bearbeiten.

3. Digitalisiert und strukturiert

Die Daten, die im Rahmen des Prozesses verarbeitet werden, müssen digital vorliegen. Zumindest der Scan eines Dokuments muss manuell durchgeführt werden.

4. Standardisiert

Prozesse, die kontinuierlichen Veränderungen unterliegen, eignen sich nicht für die Automatisierung. Jede Änderung eines Prozesses würde eine Veränderung der Roboterlogik notwendig machen.


Günstige Bedingungen für die Prozessautomatisierung

Anhand der oben genannten Voraussetzungen lässt sich erkennen, welche Prozesse nicht für eine Automatisierung geeignet sind.

  • Messbarkeit

Prozesse mit klaren Kennzahlen erlauben Ihnen, die Investition in RPA-Technologie vorab genau zu planen und den Erfolg der Maßnahme hinterher zu bestimmen. Gerade für die ersten Einsätze von RPA im Unternehmen sollten Sie Prozesse wählen, für die bereits klare Kennzahlen vorliegen.

  • Fehlerquote

Roboter machen keine Fehler. Ihr Einsatz ist naturgemäß dort besonders erfolgversprechend, wo Menschen viele Fehler machen. Das sind zum Beispiel die Prozesse, bei denen manuell Daten übertragen werden müssen.

  • Compliance

Alle Prozesse, die sensible persönliche Daten beinhalten, sind grundsätzlich für RPA-Automatisierung spannend. Durch den Ersatz menschlicher Mitarbeiter – zum Beispiel in der Plausibilitätsprüfung persönlicher Daten – beseitigen sie datenschutzrechtliche Probleme in diesem Bereich.

  • Validierung

Datenvalidierung ist die Kernkompetenz jedes Roboters. Der Abgleich zweier Datensätze gelingt schnell und garantiert fehlerfrei. Prozesse, die aufwendige Validierungen beinhalten, sind deshalb prädestiniert für die Prozessautomatisierung.

  • Volumen

Je öfter ein Prozess durchgeführt werden muss, desto eher eignet er sich für eine Automatisierung – der Return on Investment (ROI) steigt.

  • Zeitpunkt der Prozesse

Viele Prozesse finden außerhalb regulärer Geschäftszeiten hat oder sind fortlaufend. Für das Unternehmen sind solche Arbeitszeiten nicht nur teuer, sondern Sie belasten auch die Mitarbeiter unnötig. Dazu gehören zum Beispiel Prozesse in der Verwaltung oder der Kundenbetreuung.

5 Beispiele für Geschäftsprozesse

Rechnungsabwicklung

Die Buchhaltung umfasst viele zeitaufwendige, fehleranfällige Prozesse, die nicht direkt zum Geschäftserfolg beitragen. Ein Beispiel ist die Rechnungsverwaltung:

  • Rechnungen kommen per Post, E-Mail oder anderen Kanälen
  • Sie müssen der richtigen Bestellung zugeordnet werden
  • Anschließend wird die Rechnung zur Validierung gegebenenfalls noch in den Fachbereich weitergeleitet

So vergeht von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung viel Zeit, in der mehrere Mitarbeiter unproduktiv sind. Da die Rechnungsstellung ein regelbasierter und repetitiver Prozess ist, bildet sie einen guten Anwendungsfall für die Prozessautomatisierung.

Mit RPA erstellen Sie einfache Regeln, anhand derer Rechnungen automatisch an die richtige Person für die Bestätigung weitergeleitet werden. Anschließen überprüft die Software automatisch die Rechnung und ordnet sie der richtigen Bestellung zu.

Bei Fehlern leitet die Software die Rechnung automatisch zur Überprüfung an den zuständigen Mitarbeiter weiter.

Lohnbuchhaltung

Ein weiteres Beispiel für ressourcenintensive datenbezogene Prozesse in der Buchhaltung sind die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen.

Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen

  • Stammdaten überprüfen und aktuell halten
  • Stundenzettel abgleichen und überprüfen
  • Die Überweisung des Lohns anweisen

Die Gehaltsabrechnung ist regelbasiert, repetitiv und ressourcenintensiv; und RPA kann diesen Prozess wesentlich vereinfachen. Stammdaten der Mitarbeiter können systemübergreifend abgeglichen und synchronisiert werden und auch die Validierung der Stundenzettel sowie die Überweisung lässt sich durch RPA automatisieren.

Informationsmanagement im Onboarding neuer Mitarbeiter

Sowohl die Gewinnung als auch die Einarbeitung sind kostenintensiv. Daher ist das Onboarding neuer Mitarbeiter ein Schlüssel für die erfolgreiche Einstellung. Neben einer Einführung in die Unternehmenskultur und in die fachlichen Aspekte des jeweiligen Arbeitsgebiets besteht das Onboarding aber wesentlich in der Erklärung von Prozessen und Strukturen.

  • Wie funktioniert das Intranet?
  • Wo lege ich eine Datei ab?
  • Wie benenne ich die Datei?
  • Wo finde ich den Urlaubsantrag?

Im Rahmen einer Prozessautomatisierung lässt sich dieser Teil des Onboardings einfach automatisieren. Ein Ansatz ist eine dialogbasierte Wissensdatenbank in Form eines Chatbots, den neue Mitarbeiter wie einen Kollegen aus der HR ansprechen und fragen können. Das entlastet die Mitarbeiter in der HR und gibt ihnen Raum, sich auf wichtige Faktoren beim Onboarding zu konzentrieren.

Kundenbetreuung

Die Kundenbetreuung ist ein Geschäftsbereich, der auf zeitintensiver manueller Arbeit beruht. Mitarbeiter im Kundendienst sprechen mit Interessenten, lösen Probleme von Bestandskunden und stehen für Fragen zur Verfügung. Kundenbetreuung ist aber nicht gleich Kundenbetreuung. Wir können zwischen zwei Arten von Anfragen differenzieren:

  • Standardanfragen von Interessenten oder Kunden, die einfach zu beantworten sind und deren Antwort sich im Prinzip auch in einem FAQ findet oder finden könnte
  • Individuelle Fragen, die eine individuelle Lösung verlangen

Die erste Kategorie von Anfragen nimmt in der Kundenbetreuung den größten Teil ein. Hier können Unternehmen durch Prozessautomatisierung ihre Kundenbetreuung entlasten und gleichzeitig die Servicequalität durchgängig verbessern.

  • Studien zeigen, wie der Einsatz von Chatbots auf der Website als Filter fungiert. Kunden mit einer Frage stellen Sie dem Bot. Die große Mehrheit der Fragen kann der Bot sofort beantworten. Dann ist der Kunde zufrieden und kein Mitarbeiter hat Arbeitszeit in den Fall investiert.
  • Kennt der Chatbot die Antwort nicht, leitet er die Anfrage an den Kundenbetreuer weiter. Der Kunde erhält seine Antwort nicht sofort, aber trotzdem schneller, weil die Kundenbetreuung insgesamt weniger belastet ist

Verträge zeichnen und weiterleiten

Das Vertragsmanagement ist zeitaufwendig und komplex, weil in der Regel mehrere Entscheider einen Vertrag unterschreiben müssen:

  • Der Vertrieb schließt einen Vertrag mit dem Kunden
  • Nach der Unterschrift des Kunden leitet der Vertrieb den Vertrag an den ersten Verantwortlichen weiter.
  • Dieser leitet ihn nach dann wieder weiter usw.

Das Resultat: Die Vertragszeichnung dauert lange und die Durchlaufzeit erhöht sich

Mit einem Roboter lässt sich dieser Prozess einfach automatisieren. Sobald ein Vertrag gezeichnet ist, wird er automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet. Das verkürzt die Durchlaufzeit signifikant und spart allen Entscheidern Arbeitszeit.

Dokumentenablage

Was für Verträge im Besonderen gilt, lässt sich auch auf die Dokumentenablage übertragen. Moderne Wissensarbeiter verbringen im Durchschnitt 25 Stunden in der Woche mit verwaltungsbezogenen Tätigkeiten, die keinen direkten Bezug zu den wertschöpfenden Prozessen im Kern hat. Dazu gehört auch das Suchen, Finden, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten quer durch das Unternehmen.

Mit einer automatischen Dokumentenablage lassen sich Dokumente automatisiert an den richtigen Orten ablegen und dort gefunden werden. Mit einem Chatbot finden die Mitarbeiter nötige Dokumente per einfachem Dialog.

Warenbestand

Im modernen E-Commerce müssen Händler oft den Überblick über ein breites Portfolio an Produkten über verschiedene Kanäle in unterschiedlichen Märkten im Blick behalten. Einerseits muss ständige Verfügbarkeit aller Artikel sichergestellt sein, andererseits müssen die Daten aus dem Verkauf und dem Lager für weitere Planungen ausgewertet werden.

Ohne Automatisierung ist dieser Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig. Allerdings ist er weitgehend standardisierbar und folgt einfachen Regeln.

  • Sinkt der Lagerbestand unter einen bestimmten Wert wird automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Alternativ sendet die Software automatische Benachrichtigungen über niedrige Bestände
  • Automatische tagesaktuelle Analyse der Nachfrage, um den Lagerbestand der Marktlage anzupassen und zu optimieren
  • Fehler bei der Inventarisierung vermeiden

Projektbeispiele aus der Praxis

Fazit: Diese Prozesse eignen sich für die Automatisierung

Effizientere Prozesse bedeuten niedrigere Kosten und wenige Fehler. RPA lohnt sich für Unternehmen also am meisten bei Prozessen, die häufig ausgeführt werden und eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich bringen.

Das gute: Unternehmen können auch im kleinen Rahmen einzelne Prozesse in einzelnen Abteilungen adressieren und schnell Ergebnisse erzielen, ohne erst eine Zeit- und kostenintensive Transformation ganzer Geschäftsbereiche anzustoßen.

Je mehr Erfahrungen Sie im Unternehmen sammeln desto leicht fällt die Umsetzung weiterer Automatisierungsprojekte in der Zukunft.

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