Wie können Prozesse für Robotic Process Automation (RPA) definiert und priorisiert werden?

Bevor man seine RPA-Reise beginnt, muss man eine High-Level-Sichtweise einnehmen und die zu automatisierenden Prozesse klassifizieren, um anschließend erst tiefer in einen Prozess eintauchen. Dies geschieht in der Regel unter Verwendung der in Anhang 1 gezeigten Prozessbewertungsmatrix.

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Damit priorisieren Unternehmen ihre Prozesse für den Weg der Automatisierung, um das ROI-Potenzial von RPA früher zu realisieren und Ressourcen freizusetzen.

Die Matrix ist traditionell in vier Kategorien eingeteilt, und ergibt sich aus den Unterschieden in der jeweiligen Komplexität und ihrem Nutzen. Zu den Kategorien gehören Quick Wins, Must-Do-Improvements, Low-Hanging Fruits, und Long-Term Improvements.

Die Komplexitätsfaktoren sind:

  • Anzahl der Bildschirme, die am Prozess beteiligt sind, da sie die Anzahl der Schritte annähern.
  • Anwendungstypen wie SAP, Web-basierte Anwendungen, MS Office, Java, etc.
  • Anzahl der im Prozess möglichen Szenarien
  • Art der Eingaben, ob leicht lesbare und digitale oder gescannte PDF-Dokumente, Freitext in E-Mails (strukturiert, Standard, Freitext, bildbasiert)

Statistische Gültigkeit und Neubewertung

Die obige Matrix dient als gute Annäherung und hilft dabei, sich vorzustellen, welche verschiedenen Arten von RPA-Automatisierungsprozessen es gibt. Sie könnte jedoch die Illusion erzeugen, dass Organisationen Prozesse haben, die von gleicher Komplexität sind, von denen jedoch einer einen viel höheren oder geringeren Nutzen hat. Dies wäre zu einfach.

Ein viel genaueres Bild ergibt sich in Anhang 2, wo die Punkte RPA-Automatisierungsprojekte innerhalb der Matrix einschließlich der vier oben genannten Klassifikationen darstellen. Es besteht eine starke Korrelation zwischen Komplexität und Nutzen, was bedeutet, dass bei großer Komplexität der Nutzen größer wird. Ausreißer in Form von Long-Term Improvements oder Quick Wins sind seltener, wie in den roten Kreisen unten dargestellt.

Process Matrix Statistical Illustration

Angepasste Prozess-Beurteilungsmatrix

Es wurde bereits festgestellt, dass man die Prozessbewertungsmatrix nicht zu streng interpretieren darf, sondern als Annäherung und Unterstützung bei der Planung. Ein realistischeres Diagramm lässt sich aus der „statistischen Erfahrung“ ableiten. Die Ausreißer auf der rechten Seite der Trendlinie sind bei der Planung der RPA-Reise zu priorisieren, da sie eine ähnliche Komplexität aufweisen wie die auf der linken Seite, aber einen höheren Nutzen, z.B. Quick Wins, haben. Daraus können wir das rote Rechteck unten ableiten, in dem die meisten oder alle Prozesse zu finden sein werden. Die Prozesse auf der linken Seite werden zuletzt automatisiert.

Adjusted Process Assessment

Aus dieser Analyse wird deutlich, dass es selten Prozesse außerhalb des oben dargestellten Rechtecks geben wird. Wenn es welche gäbe, würden die Prozesse rechts gegenüber den Prozessen links von der Trendlinie priorisiert werden. Daher muss die übliche Bewertungsmatrix aus Anhang 1, trotz guter Illustration zum grundlegenden Verständnis, überdacht und die Analyse auf einen detaillierteren Rahmen für die strategische RPA-Priorisierung ausgeweitet werden. Die realistischere Matrix würde ähnlich wie in Anhang 4 aussehen und unsere Erfahrungen und die Beobachtung einer Komplexitäts-Nutzen-Korrelation wiedergeben.

Warum all dies tun?

Warum können wir nicht einfach die ursprüngliche Matrix nehmen und die jeweiligen Prozesse für jede Kategorie beobachten. Eine alte Managementweisheit erklärt, dass mehr Zeit, die für die frühe Planung eingeplant wird, im Vergleich zur Zuteilung von mehr Zeit für fortgeschrittenere Stadien Projektkosten spart. Ein granularer Ansatz ermöglicht es den Unternehmen also, auf effektive Weise Prioritäten zu setzen und während des gesamten Projekts konstant Investitionsrenditen zu erzielen, da Quick-Wins schon früh einen positiven ROI generieren, während das Projekt in die nächste Phase übergeht.

Adjusted Process Assessment Matrix

BCH-Prozessbewertungsmatrix für RPA

Für eine effektivere Planung hat Business Consulting House eine verbesserte und detailliertere Prozessbewertungsmatrix mit neun Kategorien einschließlich Handlungsempfehlungen entwickelt. Die Matrix entwickelte sich aus der obigen Analyse und wird mit Hilfe eines umfangreichen Fragebogens zu den Prozessen gefüllt. Die Prozesse werden mit Hilfe unseres eigenen Algorithmus bewertet, der im Hintergrund mit einem gewichteten Bewertungssystem abläuft, so dass jeder Prozess in eine der neun in Anhang 5 dargestellten Kategorien fällt. Jede Kategorie enthält eine Empfehlung, um sie intuitiver zu gestalten.

Kategorien für Maßnahmen nach ihrem Automatisierungsnutzen und ihrer Komplexität:

  • Sofortige Umsetzung beginnen
  • Vergleichen und priorisieren
  • Investieren für mittelfristige Entwicklung
  • Weitere Aktionen aufschieben und auf den letzten Platz setzen

Prozesse, die in die Kategorien „Sofortige Umsetzung beginnen“ fallen, sollten sofort automatisiert werden. In der nächsten Phase muss die Leitung die beiden „Vergleichen und priorisieren“-Rechtecke vergleichen und ihre individuelle Situation bewerten, bevor sie sich für die am besten geeigneten Prozesse entscheidet. In jedem Fall grenzt die Matrix die Auswahlmöglichkeiten auf einige wenige Prozesse ein, die vermutlich einen ähnlichen oder sogar gleichen Nutzen für die Organisation haben. Daher gliedert sie die Analyse, um eine möglichst objektive Bewertung zu ermöglichen. Nachdem rote Prozesse automatisiert wurden, werden grüne Prozesse betrachtet, bis das Projektteam das weiße Rechteck in der linken oberen Ecke erreicht. Diese Prozesse müssen so lange zurückgestellt werden, bis keine anderen Prozesse mehr vorhanden sind und gelten daher als Long-Term Improvements.

Business Consulting House Process Assessment Matrix