Wie starte ich die Initiative zur Prozessautomatisierung in meinem Unternehmen?

Die Automatisierung durch Robotic Process Automation bietet Unternehmen viele Vorteile. Aber wie können Verantwortliche die nötige Initiative im Unternehmen anstoßen und wo fangen sie sinnvollerweise mit RPA-Implementierung an? Wir erklären, wie Sie die ersten RPA-Projekte starten und Schritt für Schritt in Richtung der Kernprozesse skalieren.


Schritt 1: Klein anfangen – die richtigen Prozesse für die erste Prozessautomatisierung finden

Am Anfang stellt sich die Frage, welche Prozesse Sie sich für die ersten Einsätze der Technologie wählen sollten. Die Basis für die Beantwortung dieser Frage schafft eine professionelle Analyse aller Geschäftsprozesse.

Für das erste RPA-Projekt sollten Sie einen möglichst eindeutigen, klar umrissenen Use Case definieren, an dem Sie die Technologie studieren und ihre Vorteile erproben können. Bereits in der Definition des Anwendungsfalls und seiner Anforderungen sollten Sie betroffene Abteilungen einbinden.

Ein typischer Anwendungsfall für die Einführung von RPA im Unternehmen ist die Automatisierung in der Kundenbetreuung.

Schritt 2: Prozesse standardisieren

Prozesse im Unternehmen liegen selten fein säuberlich getrennt vor. Die meisten Prozesse wachsen organisch mit dem Unternehmen und berühren die Arbeit an verschiedenen Stellen. Dadurch gibt es oft unterschiedliche Arbeitsweisen für ein und denselben Prozess. Für den effektiven RPA-Einsatz sollten Sie daher Prozesse unternehmensübergreifend standardisieren.

Die Standardisierung ist die kritische Phase in der Implementierung von RPA-Software. Experten schätzen, dass Unternehmen in dieser Phase 70 % der zur Verfügung stehenden Ressourcen ausgeben.

Schritt 3: Software implementieren

Die Implementierungskosten gehören bei RPA-Technologie zu den größten Unsicherheitsfaktoren bei Entscheidern. Diese Befürchtung ist häufig allerdings unbegründet. Per Robotic Process Automation abgewickelte Prozesse setzen genau an denselben Schnittstellen an wie manuell durchgeführte Prozesse. Die Rahmenbedingungen und die grundlegende digitale Infrastruktur müssen also selten angepasst werden. Die durchschnittliche Amortisationszeit beträgt sechs Monate.

Schritt 4: Ergebnisse der Automatisierung überwachen

Mit dem Abschluss der Implementierung beginnt einer der wichtigsten Phasen: Hat die Implementierung funktioniert und arbeitet die RPA-Software wie gewünscht? Durch eine lückenlose Überwachung des nun automatisierten Prozesses, stellen Sie sicher, dass der Prozess immer noch zu den richtigen Ergebnissen führt. Kommt es zu Fehlern, greifen Sie zeitnah ein und passen die Konfiguration gegebenenfalls an.

Für die effektive Überwachung der Ergebnisse können Sie verschiedene Betrachtungsdimensionen ansetzen:

  • Inwiefern passt das Ergebnis zur größeren strategischen Gesamtausrichtung des Unternehmens?
  • Wie hat sich die Prozessautomatisierung auf die Belegschaft ausgewirkt?
  • Welche Wirkungen sind in den operativen Zahlen erkennbar?

Schritt 5: Compliance sicherstellen

Bei der Automatisierung gilt es, die entsprechenden gesetzlichen Bestimmung zur automatisierten Verarbeitung persönlicher Daten zu beachten. Insbesondere die DSGVO stellt hohe Anforderungen an Unternehmen. Wenden Sie sich daher am Besten schon vor dem Anstoß der Intitative an den Datenschutzverantwortlichen im Unternehmen.

Schritt 6: Der Weg zur Skalierung von Prozessautomatisierung

Die erste RPA-Implementierung ist die schwierigste. Die in diesem Prozess gemachten Erfahrungen helfen Ihnen, zukünftige Projekte besser zu planen und umzusetzen. Perfekt, um nicht nur einfachste Standardaufgaben zu automatisieren, sondern durch RPA die Kerngeschäftsprozesse zu automatisieren:

  • Nutzen Sie die nächsten Projekte, um den Kernprozessen im Unternehmen näher zu kommen, um langfristig auch diese wo möglich zu automatisieren
  • Automatisierung ist ein Team-Sport, erweitern Sie Ihr Team gezielt um qualifizierte Mitarbeiter mit entsprechender Erfahrung in der Automatisierung
  • Erweitern Sie Schritt für Schritt die zur Verfügung stehenden Kapazitäten, um mehr RPA-Projekte abzuwickeln, Erfahrungen zu machen und effzientere Prozesse durch das ganze Unternehmen gestalten
  • Implementieren Sie mittelfristig Verfahren zur Dokumentation und Analyse der Performance, um die Automatisierungsstrategie regelmäßig zu überprüfen und im Zweifel neu auszurichten

Kosten der RPA-Implementierung: So hilft der Staat

Mit der Einführung von Prozessautomatisierung sind verschiedene Kosten verbunden. Gerade deshalb werden Initiativen zur Prozessautomatisierung in kleinen und mittleren Unternehmen immer noch eher skeptisch beäugt. Allerdings zeigen reale Anwendungsfälle, das bei einer gelungenen Implementierung die Effizienzgewinne die entstandenen Kosten deutlich überwiegen. Hinzu kommen staatliche Förderungen, mit denen KMU auch die Einführung von RPA in das Unternehmen fördern lassen können:

  • Förderung für die Digitalisierungsberatung:

Im Rahmen des Förderprogramms „Go Digital“ können KMU vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bis zu 600 € pro Beratungstag für bis zu 10 Beratungstage beantragen. Die Förderung ist dabei auf 50 % des Gesamthonororars gedeckelt.

  • Digitalisierungs-Kredit der KfW:

Mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit unterstützt die KfW kleine und mittlere Unternehmen bei der Durchführung innovativer Digitalisierungsvorhaben mit einem günstigen Krediten für Investitionen und Betriebsmittel. Die Zinsen beginnen bereits 1 % p.a, die maximale Kreditsumme liegt bei 25 Mio. €. Das Programm ist staatlich subventioniert – auf Antrag übernimmt die KfW bis zu 70 % des Risikos der Bank. Das verbessert die möglichen Konditionen entscheidend.

Fazit: RPA im Unternehmen: So gelingt der Einstieg

Die Potenziale der Robotic Process Automation sind zu groß, als dass kleine und mittlere Unternehmen sie langfristig ignorieren könnten. Sobald in einer Branche relevante Akteure flächendeckend auf RPA setzen, steigt auch der Druck auf die restlichen Branchenmitglieder. Zum Glück ist die Implementierung von Prozessautomatisierung gut skalierbar. Unternehmen können auf der Mikroebene wertvolle Erfahrungen sammeln, bevor Sie große Summen in die Automatisierung von Kernprozessen stecken.

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